Trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là trong kinh doanh thì vai trò của hệ thống thông tin kế toán là rất quan trọng và được vận hành thông qua các sơ đồ và lưu đồ. Một trong số đó là sơ đồ DFD. Nếu bạn quan tâm về loại sơ đồ này thì hãy cùng bài viết hôm nay tìm hiểu các thông tin về chúng nhé.
Thế nào là sơ đồ dfd?
Sơ đồ DFD hay còn gọi là sơ đồ luồng dữ liệu ( tên tiếng anh là Data Flow Diagram). Đây là một mô hình mô phỏng các luồng dữ liệu và tiến trình thực hiện một cách gọn gàng và rõ ràng nhất dưới dạng hệ thống cân xứng cả dữ liệu để tối ưu hóa các công đoạn trong quá trình vận hành.
Data Flow Diagram do Larry Constantine và Ed Yourdon sử dụng lần đầu và phổ biến vào những năm 1970 ở lĩnh vực phát triển phần mềm. Về sau sơ đồ này ngày càng được cải tiến để đáp ứng tốt hơn những hệ thống phức tạp và mang lại hiệu quả cao hơn cho người sử dụng.
Ý nghĩa sơ đồ dfd
Sơ đồ DFD ngoài việc giúp bạn hình dung được phạm vi và ranh giới của hệ thống một các dễ dàng và chính xác nhất thì còn để trợ giúp cho bốn hoạt động chính sau đây:
- Phân tích: Sơ đồ được được dùng để theo dõi được sự tương tác cả những dữ liệu liên quan và dòng chảy của chúng từ đầu vào đến đầu ra nhằm giúp các chuyên viên có thể định hướng mục tiêu hoặc điều chỉnh kế hoạch phù hợp.
- Thiết kế: Sơ đồ được dùng để vạch ra các kế hoạch, tất cả thông tin liên quan đến hệ thống và minh họa các phương án cho phân tích viên hệ thống khi thiết kế hệ thống mới.
- Biểu đạt: Đây là một phương thức giao tiếp đơn giản và dễ hiểu giữa nhà phân tích dữ liệu với bất kỳ cá nhân nào khác trong thời gian hình dung luồng dữ liệu ngắn một cách đáng kể.
- Nơi lưu trữ và theo dõi dòng dữ liệu: Sơ đồ cho phép biểu diễn dữ liệu một cách đầy đủ, súc tích và ngắn gọn từ đầu vào đến đầu ra nhằm cung cấp cho người dùng một cái nhìn tổng thể và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống.
Các thành phần sơ đồ dfd
Một sơ đồ DFD hoàn chỉnh dù là hệ thống đơn giản hay phức tạp thì cũng phải đáp ứng đầy đủ 4 thành phần của sơ đồ như sau:
- Quy trình (Process): Quy trình thể hiện các hoạt động của hệ thống làm thay đổi dữ liệu đầu vào để tạo thành kết quả đầu ra. Một quy trình có thể có nhiều mức độ và chức năng khác nhau được phân tách chi tiết để thể hiện cách dữ liệu đang được xử lý.
- Đơn vị bên ngoài (External Entity): Một hệ thống bên ngoài hệ thống chính có thể là khách hàng, tổ chức, ngân hàng,…đóng vai trò trao đổi thông tin với hệ thống chính.
- Kho dữ liệu (Data Store): Nơi lưu trữ các dữ liệu cần thiết có thể được sử dụng sau này và các dữ liệu được tạo ra xuyên suốt cả quá trình của hệ thống như bảng biểu, biểu mẫu, thống kê hàng hóa, hóa đơn,…
- Dòng dữ liệu (Data Flow): Được thể hiện bằng hình mũi tên thể hiện lộ trình di chuyển của dữ liệu qua lại giữa các đơn vị bên ngoài, các đơn vị trong quy trình với kho lưu trữ dữ liệu.
Các mức cấp bậc sơ đồ luồng dữ liệu
Đối với sơ đồ DFD thì tùy vào mục đích sử dụng mà chúng ta có các cấp bậc sơ đồ tương ứng với chúng cụ thể như là:
- Sơ đồ ngữ cảnh (DFD cấp 0): Sơ đồ này cho ra một cái nhìn tổng quát và toàn bộ về hệ thống trong môi trường. Ở mức này, sơ đồ chỉ có một tiến trình duy nhất gồm các tác nhân và các luồng dữ liệu giúp người xem có thể nắm bắt một cách nhanh chóng.
- Sơ đồ mức 1 (DFD cấp 1): Đây là sơ đồ được phân rã từ sơ đồ ngữ cảnh với mục đích mô tả hệ thống chi tiết hơn và bổ sung những dữ liệu có liên quan nhằm cung cấp cái nhìn chi tiết hơn.
- Sơ đồ mức 2 (DFD cấp 2): Đây là sơ đồ được phân rã chi tiết hơn từ từ sơ đồ mức 1 đi kèm với những dữ liệu chi tiết hơn và cơ sở dữ liệu bổ sung nhằm xây dựng một sơ đồ mô tả chi tiết nhất hệ thống hiện hành.
Quy trình xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
Vậy làm thế nào để xây dựng một sơ đồ luồng dữ liệu? Nếu bạn muốn biết cách thực hiện một sơ đồ DFD thì bạn hãy tham khảo theo các bước được hướng dẫn chi tiết dưới đây nhé:
- Bước 1: Xác định các đầu vào và đầu ra chính của hệ thống
Đây sẽ là tiền đề cho biết từng quy trình đang ở vị trí nào và mối tương quan giữa chúng ra sao trong hệ thống giúp tránh việc bị thừa hay chồng chéo dữ liệu cũng như xây dựng được các yếu tố khác một cách tốt nhất để có một cái nhìn vĩ mô về hệ thống.
- Bước 2: Xây dựng sơ đồ ngữ cảnh (DFD cáp 0)
Khi bạn đã xác định được các đầu vào và đầu ra chính của hệ thống cũng như dữ liệu chính của hệ thống thì đây là lúc bạn thể hiện quá trình kết nối của chúng.
Bạn cần phải trình bày được rõ đâu là đầu vào và sau khi đi qua quy trình chính thì đầu ra là gì. Đây là bước đơn giản nhất nhưng đóng vai trò quan trọng để phát triển sơ đồ DFD ở những mức tiếp theo.
- Bước 3: Mở rộng sơ đồ DFD cấp 0 thành DFD cấp 1
Từ quy trình DFD cấp 0 thì bạn sẽ thêm các luồng dữ liệu và kho dữ liệu cũng như các yếu tố bên ngoài để liên kết chúng với nhau. Việc chia nhỏ cũng như thêm nhiều những dữ liệu liên quan sẽ làm cho sơ đồ trở nên chi tiết và đầy đủ hơn.
- Bước 4: Tiếp tục nâng lên sơ đồ lên DFD cấp 2
Bạn sẽ tiếp tục chia nhỏ quy trình DFD cấp 1 bằng cách bổ sung thêm những thành phần và dữ liệu cần thiết để có một bản chi tiết hơn về hệ thống của mình.
Bạn có thể tiếp tục mở rộng thêm tới các DFD cấp cao hơn nếu cần nhưng thông thường thì ở sơ đồ mức độ 2 là đã đầy đủ và chi tiết rồi.
- Bước 5: Kiểm tra và xác nhận về độ chính xác của sơ đồ DFD
Khi đã hoàn thiện thì hãy kiểm tra kỹ lại tất cả thông tin từ đầu tới cuối để chắc chắn rằng không bỏ sót bất kỳ thành phần cần thiết nào. Việc kiểm tra nên được thực hiện bởi nhiều người ở nhiều cấp bậc để có đánh giá chính xác nhất.
Ngoài ra, còn phải kiểm tra xem sơ đồ có thực sự đủ để các đối tượng liên quan khác hiểu về chúng không vì nhiều người có thể cần đến tham khảo nó.
Trên đây là toàn bộ các thông tin chi tiết và tổng quan liên quan đến sơ đồ DFD mới nhất mà chúng tôi muốn gửi đến bạn tham khảo. Hy vọng từ những thông tin hữu ích trên sẽ giúp bạn hiểu và vận dụng được sơ đồ này một cách tốt nhất khi cần thiết nhé.
